Firmenumzug-Checkliste zum abhaken: So wird Ihr Büroumzug ein voller Erfolg.
Robin Engelhart • 24.10.2024
Inhaltsverzeichnis
Ein Firmenumzug erfordert sorgfältige Planung, damit er reibungslos abläuft und keine wichtigen Schritte übersehen werden. Denn eine gut durchdachte Organisation ist das A und O, um Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden und den Betriebsablauf so wenig wie möglich zu stören.
Bei Robins Umzüge haben wir bereits zahlreiche Firmenumzüge erfolgreich durchgeführt. Unsere Erkenntnis daraus: Wer einen Umzug für seine Firma plant, muss an viele Details denken. Damit Sie den Überblick nicht verlieren und Ihre Büroübersiedlung stressfrei verläuft, haben wir für Sie eine umfassende Checkliste zusammengestellt.
Diese hilft Ihnen dabei, jeden Schritt zu kontrollieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen weiterhin reibungslos funktioniert. Hier geht’s direkt zur Checkliste!
Firmenumzug planen:
In 5 Phasen zur erfolgreichen Umsetzung
Um Ihnen die Planung zu erleichtern und stets den Überblick zu behalten, haben wir die Checkliste in fünf klare Phasen unterteilt. Diese helfen Ihnen, den Umzug strukturiert anzugehen, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.
- 3-6 Monate vor dem Firmenumzug – In dieser Phase beginnt die Planung. Der genaue Zeitraum hängt von der Komplexität und dem Umfang des Umzugs ab.
- 2-4 Wochen vor dem Firmenumzug – Jetzt geht es an die Detailorganisation und die Feinplanung.
- 1 Woche vor dem Firmenumzug – Die letzten Vorbereitungen laufen auf Hochtouren.
- Am Tag des Firmenumzugs – Der große Tag ist da: Alles muss wie geplant ablaufen.
- Nach dem Firmenumzug – Abschließend erfolgt die Nachbereitung und das Einrichten des neuen Standortes.
Jetzt Checkliste herunterladen und den Firmenumzug stressfrei meistern!
Laden Sie sich die praktische Büroumzug Checkliste (auch hier den Download-Link hinterlegen) herunter, um alle wichtigen Punkte abzuhaken und Ihren Umzug effizient und stressfrei zu organisieren. Einfach auf den Button klicken und sofort starten!
3-6 Monate vor der geplanten Büroübersiedlung
- Mietvertrag kündigen, Kündigungsfristen beachten
- Umzugstermin festlegen
- Internes Umzugsteam bestimmen
- Mitarbeiter über den Umzug informieren
- Kunden und Geschäftspartner über den Umzug informieren
- Finanzamt, Versicherungen, IHK, Gewerbeamt, Agentur für Arbeit benachrichtigen
- Handelsregistereintrag ggf. ändern lassen
- Branchenbucheinträge (online und offline) aktualisieren
- Geschäftspapiere (Briefkopf, Visitenkarten usw.) mit neuer Anschrift drucken lassen
- Besichtigungstermine mit Speditionen vereinbaren
- Angebote von Umzugsunternehmen einholen und vergleichen
- Firma für EDV- und Telefonanlagen-Installation beauftragen
- Einrichtungsplan für das neue Büro erstellen
- Ggf. neue Möbel bestellen
- Renovierungsplan für alten und neuen Standort erstellen
- Kündigung/ Ummeldung von Telefon, Internet, Kabel und Abonnements veranlassen
- Abteilungsstruktur und Sitzpläne neu überdenken
- Ggf. Optimierungen in der Unternehmenskultur planen
- Interne Kommunikation zu Umzugsfragen organisieren
- Lager- und Inventarübersicht anfertigen
- Sicherheitsvorkehrungen (Schließsysteme, Überwachung) für neuen Standort prüfen
- Verträge mit Hausverwaltungen prüfen (beide Standorte)
2-4 Wochen vor dem Firmenumzug
- Kartons und Verpackungsmaterial bereitstellen
- Verpackung von Unterlagen für Mitarbeiter, die in den Urlaub gehen
- Aufzugsreservierung durch Spedition sicherstellen
- Sondergenehmigungen für Außenlifte beantragen (übernimmt meist das Umzugsunternehmen)
- Handwerker, Reinigungsfirma, Maler organisieren
- Halteverbotszonen für Umzugswagen einrichten lassen (übernimmt meist das Umzugsunternehmen)
- Leasingfirmen über Umzug informieren (Kopierer, Maschinen)
- Umzugsschulungen/Workshops für Mitarbeiter planen
- Ggf. Sicherheitsdienst für den Umzugstag organisieren
- Nachsendeauftrag bei der Post stellen
- Übergabetermin mit dem alten Vermieter vereinbaren
- Alte Akten bei Bedarf vernichten lassen
- Umzugsgut inventarisieren
- Umzugsgut mit Etiketten und Zielorten kennzeichnen
- Ablaufplan für den Umzug mit der Spedition festlegen
- Zutrittssysteme für den neuen Standort organisieren
- Dienstleister für IT-Abschaltung und -Wiederherstellung festlegen
- Parkplätze am neuen Standort sichern
- Erste-Hilfe- und Notfallpläne prüfen und aktualisieren
1 Woche vor dem Firmenumzug
- Termine mit Handwerkern, Spedition und Reinigungsfirma bestätigen
- Zählerstände (Strom, Wasser, Gas) der alten und neuen Räume ablesen
- Kartons einpacken oder von Möbelpacker einpacken lassen
- Schränke und Rollcontainer leeren
- Pflanzen nicht mehr gießen
- Nicht mehr benötigte Gegenstände verpacken (Bilder, Deko etc.)
- Kartons und Möbel beschriften
- Möbel demontieren oder durch Umzugshelfer demontieren lassen
- Möbelstellpläne im neuen Büro aufhängen
- Umzugsleitsystem im neuen Büro anbringen
- Wichtige Dokumente und Wertgegenstände sicher verstauen oder selbst transportieren
- Aufzugskartons und sonstiges Spezialmaterial organisieren
- Park- und Zufahrtswege für Umzugsteams klären
- IT-Systeme und Netzwerkkabel sicherstellen (Backup, Deaktivierung planen)
Am Tag des Firmenumzugs
- Treppenhaus auf Vorschäden prüfen und dokumentieren
- Aufzug und Aufzugsvorplätze auf Schäden kontrollieren und fotografieren
- Alte Räumlichkeiten abnehmen lassen (Vermieter)
- Neue Räumlichkeiten übernehmen und auf Schäden prüfen
- Firmenschilder am alten Standort entfernen
- Alte Räumlichkeiten reinigen und ggf. ausmalen lassen
- Umzugsgut am neuen Standort auf korrekte Platzierung prüfen
- Schäden am Umzugsgut dokumentieren und melden
- Möbel ggf. gleichzeitig reinigen lassen
- Mitarbeiter-Willkommensgeschenke im neuen Büro bereitstellen
- Erste Testläufe der IT-Systeme am neuen Standort durchführen
- Sicherheit und Zutritt zum neuen Gebäude testen
Nach dem Firmenumzug
- First-Level-Support durch Spediteur organisieren
- Leeres Umzugsmaterial abholen lassen
- Pinnwände, Bilder etc. montieren
- Übergabe der alten Büroräume an den Vermieter abschließen
- Alte Möbel entsorgen oder verwerten lassen
- Neue Adresse bei Geschäftspartnern, Kunden, Behörden bekannt geben
- Rechnungen und Belege für umzugsbezogene Kosten sammeln (Steuererklärung)
- IT-Systeme vollständig in Betrieb nehmen (Server, Drucker etc.)
- Notfallpläne und Kontaktdaten überprüfen und aktualisieren
- Einweihungsparty für Mitarbeiter und Partner organisieren
- Feedback zum Umzugsprozess sammeln und Lessons Learned dokumentieren
Möchten Sie, dass Ihr Firmenumzug reibungslos und sorgenfrei verläuft, ohne dass Ihr Tagesgeschäft darunter leidet?
Dann holen Sie sich noch heute ein kostenloses und unverbindliches Angebot von uns ein. Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt!
